高校招标采购是保障学校正常运转和发展的重要环节，科学合理的采购管理可以为实现学校的教育教学目标提供坚实的物质基础和技术支撑。通过从优化采购流程、不断改进和完善采购机制、提高效率与透明度等方面入手，内外并举，解决采购全流程管理中的难题，可为学校的教学和科研提供更有力的支撑，共同推动学校教育管理水平不断提升。
优化高校采购流程的价值体现
以精细化采购流程提质增效。传统的采购流程涉及多个环节，如需求确认、采购计划编制、招标公告发布、采购评审、中标通知等。这些环节都需要具体人员操作，流程较为繁琐，若衔接不畅，会影响采购结果。根据实际需求精简采购流程中的冗余环节，可以减少不必要的审批和等待时间，显著缩短采购完成的周期，使得采购验收更加方便、准确、及时，进一步保证采购质量。同时，细化后的流程能够更迅速地响应学校各部门的采购需求，及时满足紧急采购需求。
以有序化采购流程降低成本。高校政府采购的内部管控重点主要集中在采购阶段，而对于采购前期和采购后期的关注不足，这导致采购前期调研论证不充分，采购后期核实把关不严格，增加了采购的额外成本。而在需求预测和预算控制上实施针对性的管理策略，可以确保采购资金的合理使用，减少不必要的开支，避免因采购过剩或采购不当导致的资源浪费。同时，对采购人员进行系统化培训，明确主体权责，减少各环节责任主体互相推诿扯皮带来的风险成本。
以规范化采购流程增强透明度。不规范的采购流程、不完善的控制制度使得整个制约机制对采购工作缺乏有效约束。通过优化采购流程，确保采购的各个环节都符合标准和规范，有助于采购信息及时、完整地传递，从而提高采购质量。同时，统一的信息平台可以实现采购信息的共享和透明化，不仅能增强各方对采购活动的信任与认可、减少质疑和投诉，还可为采购管理实现定量化、科学化提供一个良好的监控平台，以便于监管机构进行实时监控，有效提高监管力度。
优化高校采购流程的实践策略
流程再造，完善采购顶层设计。结合国家和地方的相关政策，高校优化采购流程应从完善采购内控体系入手，进一步健全采购流程、审批权限和责任分工制度，强化申购部门、财务、审计等部门在采购过程中的协同，保障采购流程和审批制度科学、合理、规范的同时，尽可能减少冗杂的审批环节、缩短采购周期，实现更加高效、合理的采购流程再创造。具体而言，在采购前期，要加强采购预算管理和需求管理，利用采购平台的大数据技术开展采购需求调研；在采购中期，高校采购部门要做到“应采尽采，应编尽编”，细化采购预算编制，具体到采购单品的数量和金额；对于采购后期的验收环节，也需要建立涵盖采购需求、采购过程和履约验收的量化评估体系。从采购全局看，重构高校采购流程的顶层设计将实现对采购更为合规的风控管理。
科技赋能，推动采购精细化。在数字化时代，积极引进现代科技手段，打造智慧采购平台，已成为提升采购效率与质量的关键举措。通过建立统一的高校采购信息管理系统以专门储存各类基本信息，包括供应商信息、采购历史记录、合同条款、价格信息等，各部门能够实时获取和更新采购信息，实现信息的集中化管理，有效提高采购响应速度。同时，采购信息的电子化和数字化，不仅能提高信息的准确性，还能为数据分析和决策提供有力支持。对采购流程进行实时监控跟踪，可实现采购流程的自动化，进一步提高采购效率，减少人为错误和延误；使用电子采购订单系统，对原有的采购流程进行全面梳理和简化，推行“一站式”采购服务，各主体只需通过线上平台提交采购申请，经审批通过后，即可实现从审批到收货的全流程跟踪，大大缩短采购周期，优化采购体验；通过供应商绩效管理系统，可以定期评估供应商的表现，包括交货准时率、产品质量、服务水平等，多方面激励供应商改进，为未来的采购决策提供依据。
专业培训，促进采购有序化。一方面，为适应优化后的采购流程和技术要求，高校的采购中心要定期组织员工培训，建立起一支专业的采购队伍。例如，定期举行涵盖采购法律法规、电子商务平台操作、反腐倡廉教育等方面的培训，提高采购人员的专业水平和服务意识。只有通过勤沟通、多请教，采购人员才能不断提升业务能力，确保采购项目符合学校的发展规划和教学科研需求，促进采购工作的有序化。另一方面，高校要着力加强采购环节主要采购人员与其他部门之间的沟通。采购人员应遵循品质与价格并重的原则，从师生上报的物品需求出发，与后勤部门紧密配合完成采购工作。具体而言，在采购前，采购人员应与后勤部门进行充分沟通，确认所需物品的规格，避免因型号、尺寸不符等问题带来的困扰；在采购时，利用线上多平台进行比价，线下则进行多家门店的品质对比，确保所采购的物品既经济又优质；采购完成后，应妥善保存好采购发票，以便与资产科顺利交接。
三方介入，提升采购规范化。为确保采购过程的公开透明，高校可以引入区块链技术，并将其应用于采购流程的优化。区块链技术的核心优势在于其数据的不可篡改性和可追溯性。一旦采购数据上链，任何试图篡改数据的行为都将被系统自动记录并阻止，从而降低人为因素的干扰。这不仅可以最大程度地确保每个环节都符合规定和要求，还能增强采购过程的透明度和公信力，为采购数据的安全性和真实性提供坚实保障。同时，区块链技术的全程留痕功能，也是第三方评审机构对采购过程进行监督和审计的有力支持。高校和供应商可以借助区块链技术完成“互查”，以强化高校与供应商之间的信任和合作，减少各种违法违规的操作。此外，第三方评审机构也能通过区块链技术获取高校完整的采购数据记录，从而更准确地进行评审和审计。这些数据记录的完整性和真实性，可为采购审计取证提供充分的证据，使得审计过程更加高效和准确。
优化采购流程是做好采购工作的基础。通过合理采购和资源利用，高校可以更好地管理财务资源，减少采购过程中的时间成本和人力成本，确保教学科研所需物资及时到位，有力促进高校的教学增质和科研创新，助力强化学校的竞争力和影响力。
（作者单位：吉林农业大学采购与招投标管理中心）